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 記録管理学会理事会運営規程

 


2010年5月14日制定
2013年6月  4日改定

2015年7月29日改訂

2019年7月  6日改訂
記録管理学会 理事会

 
(目 的)
第1条 本規程は、記録管理学会(以下「本学会」という)理事会の運営手続きを定めることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 理事会運営は、記録管理学会定款(以下、定款という)の定めるところによるほか、この規程によって行なう。
(理事会任務)
第3条 理事会は、定款第2条および第4条に定める本会の目的と事業を達成するため、定款第14条第3項に定める本会の運営に関する重要事項を審議決定する機関として設置する。
(理事会招集者)
第4条 理事会の招集者は、定款第19 条第1項の規定により、会長とする。会長に不都合があるときは、副会長を理事会招集者とする。会長、副会長それぞれに不都合があるときは、理事会を招集しない。理事会招集者は、招集事務を事務局長に代行させることができる。
(理事会議長)
第5条 理事会議長は、定款第19 条第5項の規定により、会長とする。会長に不都合あるときは、副会長を理事会議長とする。会長、副会長それぞれに不都合があるときは、出席理事の互選で議長を決定する。
(理事会組織)
第6条 理事会は、定款第11条の規定により、10名以上15名以内の理事によって組織する。
(理事会開催)
第7条 理事会は、原則2ヵ月に1回以上開催する。理事会招集者は、理事会開催日の原則30日以前に、理事会の開催日時、場所、議題などを理事会構成員に通知することとする。
(理事分担機能)
第8条 理事分担機能は、定款第14条第4項の規定により次のとおりとする。
会長
副会長
事務局長
会計担当
研究推進担当
広報戦略担当
大会例会担当
渉外共創担当
国際協力担当
その他理事会が必要と認める機能
(理事会分掌事項)
第9条 理事会が分掌する事項は、理事分担機能で定める各担当理事において検討・執行される事柄等とする。
(理事会の成立)
第10条 理事会は、定款第19条第2項の規定により、理事の過半数以上の出席をもって成立とする。ただし、欠席する理事が委任状を提出した場合は、その理事は出席したものとみなす。
(委任状)
第11条 理事会を欠席するものが委任状を提出するときは、委任する理事名を明記し、理事会メール等により意思表示することとする。委任する理事名の記述等がない場合は、議長に委任したものとみなす。
(理事会議決)
第12条 理事会議決は、次のように行なう。
1)理事は、各1個の議決権を有する。
2)理事は、議決権の行使を他の理事に委任することができる。
3)前号による委任は、理事会出席とみなす。
4)委任状のない欠席理事の議決権は棄権したものとみなす。
5)出席理事議決権の過半数を以て決議とし、可否同数の場合は議長が決定する。
(議事録作成・保存)
第13条 理事会は審議事項に関する記録を作成し、これを永久保存しなければならない。理事会議事録および理事会議事録要約版は、事務局長がこれを作成し、理事会開催後に理事メールで理事の承認を得なければならない。
(ア)理事会議事録 記録管理学会および理事会運営記録として作成するもの
(イ)理事会議事録要約版 会員に対して理事会議事概要告知として作成するもの
(議事録保存担当者)
第14条 理事会議事録は、事務局長がこれを永久保存することとする。
(議事概要告知)
第15条 理事会は、理事会承認を経た理事会議事録要約版を会報に掲載して会員に告知しなければならない。
(理事会メール審議)
第16条 理事会の機動的な決議を目的とし、理事メールを利用してメール審議を行うことができる。メール審議を行う案件は下記の緊急に決議を要する案件に限定する。
(ア)学会主催・共催・協賛・後援案件
(イ)緊急の入会案件
(ウ)講師派遣依頼の対応
(エ)取材依頼対応
(オ)その他、会長が特に必要と認めた案件
(理事会メール審議回答期限)
第17条 回答期限は、判断に必要な時間的余裕を設けて明示することとする。
(ア) 緊急メール審議を除き、原則7日間の審議期間を設ける。
(イ) 緊急メール審議の場合でも、原則、平日の1日を超える審議期間を設ける。
(ウ) 回答受付の締切時刻を午前0時とする。
(理事会メール審議参加者・回答)
第18条 理事会メール審議者は、理事とし、メール審議を求められたものは、その結論を発信者に返信しなければならない。
(メール審議の回答がない場合)
第19条 メール審議の回答がない場合は、原案承認とみなす。
(メール審議の棄権・決議)
第20条 議決権総数のうち棄権が半数未満の場合にメール審議が成立したとみなし、総数から棄権を除いた有効数の過半数を以て決議とする。可否同数の場合は会長が決定する。
附則
1.本規程は2010 年5 月17 日よりこれを施行する。
改定
・ 2013年 6月  4日(第 8 条 理事分担機能)
・ 2015年 7月29日(第 7 条 理事会開催、第4、5、6、10、11、12、14条の一部訂正)
・ 2019年 7月  6日(第 8 条 理事分担機能)

RMSJ_理事会運営規程20190706改定.pdf
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