記録管理学会定款
第１章 総則
（名 称）
第１条 本会は記録管理学会（Records Management Society of Japan)という。
（目 的）
第２条 本会は、記録の重要性を認識し、次を促進することを目的とする。
（１）記録に関する社会現象を対象とする知的な努力の展開
（２）記録管理により経済発展の可能性を探る実践的要請への対応
（事務所）
第３条 本会に事務所をおく。事務所の設置場所については、理事会がこれを決める。
第２章 事業
（事 業）
第４条 本会は、その目的を達成するために次の事業を行う。
（１）機関誌の発行
（２）研究発表会、講演会、見学会などの開催
（３）関連学協会との連絡および協力
（４）記録管理者を教育・養成するための事業
（５）研究および調査
（６）会員相互の情報交換
（７）その他、本会の目的を達成するために必要な事業
第３章 会員
（会員の種別と資格）
第５条 本会の会員は、次の５種とする。
（１）正会員は、記録管理の研究または業務にたずさわる個人および記録管理に関心のある個人とする。
（２）機関・団体会員は、関係学協会および文書館、図書館等の非営利の機関・団体とする。
（３）賛助会員は、本会の目的に賛同し、その事業を援助する個人または団体とする
（４）名誉会員は、本会の事業範囲において功労があり、総会の決議をもって推薦された個人とする。
（５）学生会員は、大学学部および大学院、またはこれに準ずる学校の在学生で記録管理に関心のある個人とする。
（会 費）
第６条 会費（会誌の年間講読料を含む）の改訂は、総会で定める。
（１）名誉会員は会費の納入を必要としない。
（２）会員が会員の資格を失ったときは、既納の会費は返還しない。
（入会および退会）
第７条 本会の会員になろうとする者は、所定の申込書を提出し理事会の承認を受けなければならない。
２ 会員が退会しようとするときは、文書をもって届け出なければならない。
３ 会員は、次の場合に会員たる資格を失う。
（１）退会の届け出
（２）死亡
（３）解散
（４）破産
（５）除名
（６）会費未納（未納年度の末日をもって資格を失う）
（会員の権利）
第８条 会員は、総会に出席する権利を有する。
２ 正会員は、総会における議決権および役員の選挙権・被選挙権を有する。
３ 機関・団体会員および賛助会員の代表者（当該機関あたり１名のみ）は、役員の被選挙権を有する。ただし、機関・団体会員および賛助会員は、総会における議決権および選挙権を有しない。
４ 会員は、本会が発行する会誌の配布を受ける権利を有する。
（会員名簿）
第９条 本会事務所には、会員名簿を備え付け、これに入会、退会その他必要な事項を記載するものとする。
（除 名）
第１０条 本会の目的に反する会員の行為があったときは、理事会の決議によって除名することができる。
第４章 役員
（役員の種類）
第１１条 本会に次の役員をおく。
（１）理事 10名以上15名以内
（２）監事 ２名以内 ２ 前項の理事のうち１名を会長、1名を副会長とする。
３ １項の理事および監事をもって民法上の理事および監事とする。
（役員の選任）
第１２条 理事および監事は、総会において、正会員もしくは機関・団体会員ならびに賛助会員の代表者（当該機関あたり１名のみ）のうちから選任する。ただし、機関・団体会員および賛助会員の代表者が役員就任を受諾する場合には、就任後の１ヶ月以内に正会員として入会を申し込まなければならない。
２ 機関・団体会員および賛助会員の代表者が理事および監事に選任され役員就任を受諾したが、就任後の１ヶ月以内に正会員として入会を申し込まなかった場合および正会員として入会を申し込んだ後、入会が理事会で承認を受けられなかった場合は、この者は役員資格を失う。
３ 理事および監事の選任にあたっては、立候補者リストを提示して総会に付議し承認を求める。次の定めによる。
（1）会長については、前期理事会が立候補者を推薦する。
（2）理事の機能分担は、総会で承認を得た後、理事会で決定する。
（3）立候補者がない場合または立候補者の一部もしくは全部が否認された場合は、総会席上にて選任する。
４ 理事および監事の選任の事務にあたるため、理事会の決定により役員選任調整委員会を設置する。役員選任調整委員会の委員長および委員は役員に立候補しない正会員のうちから理事会が委嘱する。
（役員の任期）
第１３条 役員の任期は、その選任後の第２回目の通常総会が終わるまでとする。ただし、任期の中途において欠員を生じた場合は、補欠選挙を行うものとし、補欠選挙によって選任された役員の任期は、前任者の残任期間とする。
２ 前項による役員の任期満了のときまでに後任役員を選任することができなかった場合には、役員の任期は、前項本文の規定にかかわらず、後任役員が選任されるときまで継続する。
３ 会長の任期は２期を越えない。
（役員の職務）
第１４条 会長は、本会を代表し会務を統括する。
２ 副会長は、会長を補佐し、会長に事故があるときは、その職務を代理する。
３ 理事は、理事会を組織して本会の運営に関する重要事項を審議決定し、会長、副会長に事故があったときは、理事の互選によって定められた順序に従ってその職務を代理する。
４ 理事が分担する機能は次のとおりとする。
会長
副会長
事務局長
会計担当
研究推進担当
広報戦略担当
大会例会担当
渉外共創担当
国際協力担当
その他理事会が必要と認める機能
第５章 会議
（会議の種類）
第１５条 会議は、総会、理事会および評議員会とする。
（総会の附議事項）
第１６条 総会は、本会最高の決定機関であって、この定款に別に規定するもののほか次の事項を議決する。
（１）事業計画および収支予算に関する事項
（２）事業報告および決算の承認に関する事項
（３）理事会において総会に附議する必要があると認めた事項
２ 総会に附議する事項は、事前に理事会の審議を経るものとする。
（総会の招集）
第１７条 総会は、通常総会および臨時総会とし、通常総会は、毎事業年度終了後２ヵ月以内に、臨時総会は、18.3項に規定する場合に会長が招集する。
２ 総会の招集は、招集期日の２週間前までに会議の目的たる事項、日時および場所を示して会員に通知を発しなければならない。但し、開催案内は開催の１ヵ月前までとする。
３ 臨時総会は、次の場合に、これを開催するものとする。
（１）理事会において必要と認めた場合
（２）正会員の５分の１から会議の目的たる事項を指示して請求があった場合
（３）監事から請求があった場合
４ 前項の規定により臨時総会開催の請求があったときは、会長は、その請求のときから１ヵ月以内に総会を招集しなければならない。
（総会の構成および議事）
第１８条 総会は、会員をもって構成し、正会員の５分の１以上にあたる会員の出席をもって開催する。ただし、欠席する正会員が委任状を提出した場合は、その正会員は出席したものとみなす。
２ 総会の決議は、この定款に別に規定する場合を除き出席正会員の過半数をもって決定し、賛否同数のときは、議長の決するところによる。
３ 正会員は、通常総会または臨時総会に、その期日の１ヵ月前までに書面をもって議案を提出することができる。
４ 総会の議長は、出席正会員過半数の互選によって選出する。
（理事会）
第１９条 理事会は、理事をもって構成し、会長がこれを招集する。
２ 理事会は、過半数の理事が出席しなければ開催することができない。ただし、欠席する理事が委任状を提出した場合は、その理事は出席したものとみなす。
３ 理事会の議事は、出席者の過半数をもって決定し、賛否同数のときは、議長の決するところによる。
４ 監事は、理事会において意見を述べることができる。
５ 理事会の議長は、会長とする。
（評議員会）
第２０条 評議員会は、評議員をもって構成し、会長がこれを招集する。
２ 評議員は、会員から理事会が任命する。
３ 評議員の任期は１年とし、再任を妨げない。
４ 評議員は理事会からの諮問を受けて答申を行うと共に、理事会に対して意見を述べることができる。
第６章 資産および会計
（資 産）
第２１条 本会の資産は、次のとおりとする。
（１）会費
（２）事業に伴う収入
（３）寄附金品
（４）その他の収入
（経 費）
第２２条 本会の経費は、会費、資産または事業から生ずる収入、寄附金、その他の収入をもって支弁する。
（会計年度）
第２３条 本会の会計年度は、毎年４月１日に始まり翌年３月31日に終わる。ただし、設立の初年度は設立総会の日に始まり、翌年の３月31日に終わる。
第７章 定款の変更および解散
（定款の変更）
第２４条 この定款の変更は、理事会において出席理事の３分の２以上の同意をもって発議し、総会において出席した正会員の３分の２以上の同意を得るものとする。
（解 散）
第２５条 本会の解散は、理事会において出席理事の３分の２以上の同意をもって発議し、総会において出席した正会員の３分の２以上の同意を得るものとする。
第８章 事務局
（事務局）
第２６条 本会の事務を処理するため、事務局を設けることができる。
第９章 補足
第２７条 この定款を施行するために必要な諸規程は、理事会の承認を経て、別に定める。
付則 １．この定款は、本会の設立総会の日から施行する。
改定
・1991年5月25日（第7条および第10条）
・1992年5月22日（第11条、第12条、および第14条：1993年始期の役員選任から施行）
・1996年5月31日（第11条、第12条、第13条、第14条、第18条、第19条、第20条、第25条および第26条）
・1998年5月22日（第6条、12条および第14条）
・2001年5月25日（第3条、第5条、第11条、第12条、第14条、第16条および第21条から第28条）
・2010年5月14日（第14条、第16条および第15条から第27条）
・2012年5月25日（第8条3、第8条4、第12条1から第12条4、第14条4）
・2014年5月23日（第17条2、第18条3）
・2019年5月25日（第14条4）
