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2010年5月14日制定　

記録管理学会

理事会

（目的）

第１条　本規程は、記録管理学会（以下「本学会」という）が関与する催しにおける本学会関与の適否についての基準及び関与手続きを定めることを目的とする。

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第２条　本規程における「主催」「共催」「協賛」「後援」の定義は以下の通りとする。

  （１）「主催」とは、催しの企画・開催の主体となり、自己の責任においてその催しを開催することをいう。

  （２）「共催」とは、本学会を含む複数の者が催しの企画・開催の主体となり、共同でその催しを開催することをいう。主体が本学会を含む複数であること以外には主催と異なるものではなく、協賛又は後援と比べて、その催しへの本学会の関与度合いが強い場合をいう。

  （３）「協賛」とは、第三者が開催の主体となる催しについて、本学会がその趣旨に賛同し、応援、援助することをいう。後援と同義であるが協賛金等の費用負担を伴う場合があり、後援に比べて、その催しへの本学会の関与度合いの程度が大きい場合に使用する。

（４）「後援」とは、第三者が開催の主体となる催しについて、本学会がその趣旨に賛同し、応援、援助することをいう。応援、援助の内容は、原則として名義使用の承認に限る場合に使用する。

（適否基準）

第３条　「主催」「共催」「協賛」「後援」の適否基準は以下の通りとする。

（１）主催及び共催

   本会が催しを主催又は共催する場合には、定款第２条（目的）及び第４条（事業）に則っていることを基準として、個別に判断する。

（２）協賛及び後援

   会員、その他団体等が主催する博覧会、展示会、講演会、シンポジウム、セミナー、記念行事及び出版物等（以下「第三者主催の催し等」という。）に関して、協賛又は後援依頼があった場合には、次の①に掲げるいずれかに該当し、かつ、②に掲げるいずれにも該当しないことを基準として、個別に判断する。

①承認することができる場合

イ）記録管理に関する学際的、業際的な研究の促進に貢献し、これによって社会の進歩と発展に貢献すると認められるとき。

ロ）公益性があると認められるとき。

ハ）本学会会員にとって有益であると認められるとき。

二）本学会の事業の目的及び内容に照らし、特に必要と認められるとき。

②承認できない場合

イ）営利を目的とし、特定企業の宣伝等少数者の利益のみを目的とすると認められるとき。

ロ）その運営方法が、公正でないと認められるとき。

ハ）座談会のように、その対象が極めて限定されたものと認められるとき。

ニ）その他、本学会の業務の目的及び内容に照らし、適当でないと認められるとき

（共催、協賛及び後援の対象）

第４条　共催、協賛又は後援の対象となる他団体は内容堅実なる社団法人の学協会および官公庁等、又はこれらに準ずるものとし、対象となる事業は学術的内容または公益的性格を有するものとする。詳細は以下の基準に従う。

（１）財団法人

　財団法人の場合はその団体の寄附行為，事業内容及び共催、協賛、後援を行う行事内容によって審議決定するものとする。

（２）独立行政法人

　独立行政法人については官公庁に準ずるものとみなす。

（３）大学・民間企業等

　対象団体が単独の大学あるいは民間企業であっても、対象となる事業の内容が学術的内容または公益的性格を有するものである場合は、行事内容によって審議決定するものとする。

（４）任意団体

　共催，協賛，後援を行う団体が法人格を有しない任意団体の場合は次の三項目の判断基準に照らし企画理事会でその団体の適否を決定する。

　①定款又はこれに代わる会則を有しかつ内容堅実な団体であること。

　②原則として機関誌を月刊又は隔月に発行していること。

　③原則として会員数1,000 名程度を有する団体であること。

　ただし過去数年期間において共催，協賛，後援を承諾した団体についてはこの基準に拘束されず行事内容によって審議決定するものとする。

（５）複数以上団体から依頼された場合

　複数以上の団体から依頼された場合は、少なくとも主催団体の一つが対象団体として適格であることを要す。

（手続き）

第５条　主催・共催・協賛・後援に関する諸手続きは以下の通りとする。

（１）主催

①提案

本学会会員は、催しの主催を提案することが出来る。提案先は事務局とする。

②承認

主催を承認するにあたっては、催し名称、組織委員会責任者名および捺印、開催趣旨、開催年月、開催地、組織委員候補者の名簿、開催規模（発表論文数および参加予定者数）、他の学会との共催、協賛関係の有無、などからなる開催要項を作成し、理事会に提出する。理事会の承認を得て、準備活動を開始する。なお、時間的に切迫している等の特別な事情がある場合には、理事会メンバーによるメーリングリストでの承認によって、理事会の承認に代えることがある。

③予実算

独自に事務局を編成し、独立採算を原則とする。本学会は予算的に余裕のある場合に限り、理事会の承認にもとづいて３０万円を上限として準備金等の資金的援助を行うことがある。なお、準備金については、催し終了後に返還の義務がある。準備金の申請にあたっては、資金調達計画や希望金額、希望理由、返済予定日、振込先口座名、口座番号を明記した申請書を理事会に提出する必要がある。実算において黒字が出た場合には、本学会の主催準備金として通常予算とは別枠で管理する。これは以後の主催における準備金のための原資として利用されるものである。反対に、実算において赤字が出た場合については、あらかじめそれに充当しうる予算を確保しておくことが必要であり、理事会での承認を得るためには、その根拠を明示することが必要である。また、予稿集の販売などによって得た収入は、会議の運営予算への収入として組み込まれる。ただし、会議終了後における販売によって得られた収入は、学会通常予算に編入されるものとする。

④組織編制

実行委員会や運営委員会などの組織を編成するにあたっては、本学会のメンバーを積極的に参加させるべく、理事会は人選等に積極的に協力を行う。

⑤他団体の共催・協賛・後援

他の学会の共催、あるいは協賛を必要とする場合は、理事会の承認を得て、それを実施することが出来る。

⑥著作権

著作権は学会誌、論文誌と同様に取り扱う。

⑦理事会への報告

承認を得た主催については、理事会が開催される都度、途中経過を報告する必要がある。また、会議終了後の理事会において、収支決算書を含む完了報告書を提出し、承認を得る必要がある。

（２）共催

①提案

本学会会員は、催しの共催を提案することができる。提案先は事務局とする。

②承認

主催団体からの依頼にもとづいて、共催を検討する場合には、理事会の承認を得る必要がある。その場合は、主催の場合同様の開催要項を必要とする。なお、時間的に切迫している等の特別な事情がある場合には、理事会メンバーによるメーリングリストでの承認によって、理事会の承認に変えることがある。

③予実算

主催の場合に準じる。ただし、主催団体との責任分担、特に黒字や赤字がでた場合の処置を明確にしておく必要がある。

④組織編制

主催の場合に準じる。

⑤著作権

主催団体と協議の上で帰属を決定する。

⑥理事会への報告

主催の場合に準じる。

（３）協賛及び後援

①提案

本学会会員は、第三者主催の催しの協賛また後援を提案することができる。提案先は事務局とする。

②承認

主催団体からの依頼にもとづいて、名義の貸与、および学会誌などでの広報活動への協力を行う。そのための承認は、理事会での審議またはメーリングリストでの審議によって行う。

③予実算

経費負担はないものとする。

④組織編制

当学会のメンバーの参加については特に学会としての支援を行わない。

附則

１．本規程は2010 年5月17日よりこれを施行する。